Обязанности администратора салона красоты

Пособеседовать нашего электронного администратора Валеру
Время чтения - 12 минут
29.03.2023
Автор: Наталья Булкина | Эксперт
Содержание

  1. Кто такой администратор салона красоты
  2. Когда салону нужен администратор
  3. Какие функции входят в обязанности администратора
  4. Что должен знать и уметь администратор
  5. Требования
  6. Как выбрать администратора
  7. Вопросы и ответы
«Кадры решают всё»! Авторство этой фразы, которая давно стала «крылатой», приписывают Сталину. Правда это или нет – вопрос десятый, главное, что это выражение не утратило своей актуальности. Успешность любого предприятия примерно на 80% зависит от профессиональных характеристик его работников, их компетенции, а также от того, как они выполняют свои должностные обязанности.

Всё это в полной мере касается заведений, работающих в бьюти-индустрии: салонов красоты, парикмахерских, барбешопов, студий маникюра/педикюра, – одним из самых важных сотрудников которых является администратор.

Кто такой администратор салона красоты

Для начала разберёмся с терминологией. В латинском переводе слово «administrator» имеет несколько значений: распорядитель, управитель, руководитель. В салонном бизнесе, если говорить кратко, на плечи администратора ложится управление всеми внутренними рабочими процессами вверенного ему предприятия, а также координация действий персонала.

Администратор – это, по сути, лицо, «визитная карточка» салона красоты. Ведь именно он встречает посетителей, создавая первое впечатление о заведении. От профессиональных навыков администратора, знания им основ психологии, умения находить выход из различных, в том числе и конфликтных, ситуаций, тщательного выполнения всех возложенных на него функциональных обязанностей и должностной инструкции зависит очень многое, так, речь идёт о/об:

  • настроении клиентов;
  • обстановке в салоне;
  • создании благоприятных условий для работы коллектива;
  • отношениях с партнёрами, к числу которых, например, относят, спонсоров, средства массовой информации, поставщиков, арендодателей;
  • стабильности работы самого салона, улучшении его финансовых показателей, а в результате – повышении его рентабельности и прибыльности.
Словом, администраторов салонов красоты, являющихся помощниками руководителей/собственников заведений, с полным основанием можно и нужно называть специалистами с расширенным функционалом.

Когда салону нужен администратор


В последние годы, заходя в салон красоты, нередко можно наблюдать отсутствие на ресепшен сотрудника предприятия. Связано это с тем, что некоторые владельцы, сократив из штатного расписания должность администратора, пытаются сэкономить на фонде заработной платы с целью повышения прибыли.

Если администратора в салоне нет, то:
  • это с клиентами некому будет общаться, что может уменьшить количество визитов и клиентов. запись клиентов, консультирование, ответы на телефон, перенос записей - критически важны для клиентов салона
  • некому будет контролировать открытие и закрытие салона, контролировать чистоту основных зон салона, контролировать списание и наличие продуктов склада, выполнять оптимизацию расписания мастеров
  • увеличится количество конфликтных ситуаций, которые останутся без внимания. поскольку у мастеров нет времени, а порой знаний и опыта, чтобы заниматься их разрешением, всё это чревато ухудшением атмосферы в салоне, что вызовет недовольство посетителей, которые очень скоро станут не постоянными, а бывшими клиентами.
Это лишь малая часть неприятностей, которые могут возникнуть по причине отсутствия в салоне красоты админа.
Впрочем, в некоторых ситуациях есть смысл обходиться без администратора, например, когда:
  • работа заведения выстроена на клиентах мастеров, поскольку уход последних лишит салон их клиентов, в подобных случаях нет смысла в дополнительных затратах на админа;
  • в смене работает не более трёх мастеров.
Однако следует понимать, что отсутствие администратора даже в небольшом салоне негативно сказывается на качестве обслуживания посетителей, которые могут перейти к конкурентам, тем более, что в них в наше время нет недостатка. Помимо того, любому коллективу требуется лидер. Вот и получается, что собственник должен быть готовым взять обязанности админа на себя.

Какие функции входят в обязанности администратора

Как уже отмечалось, админ выполняет множество функций. Прежде всего, будучи лицом салона, он встречает посетителей. Кроме того, инструктирует персонал, заведует хозяйственной частью предприятия, занимается клиентами, отвечает на их вопросы и ещё делает массу необходимых для нормального функционирования салона вещей.
Работу администратора салона красоты условно можно разделить на 4 блока.

  1. Администрирование

В рамках этого блока админ:
  • обеспечивает документооборот;
  • ведёт журналы записи посетителей и учёта рабочего времени персонала;
  • работает с клиентской базой;
  • организует и проводит ревизии (инвентаризации);
  • контролирует расход и пополнение материалов, а также исправность и стабильную работу всего оборудования;
  • оформляет торговые витрины;
  • организует рабочие места мастерам;
  • составляет для руководителя/собственника ежедневные отчёты и сводные таблицы.
Кроме того, одна из основных задач, которые должен решать администратор, заключается в контроле чистоты и порядка в залах и всех подсобных/вспомогательных помещениях салона красоты.

2. Общение с клиентами

Админ работает со всеми категориями клиентов: новыми, постоянными, бывшими. Общение может быть телефонным, посредством сообщений в мессенджер, личным. В рамках этого блока администратор:
  • ведёт предварительную запись;
  • напоминает клиентам и приближающихся визитах, в случае отказа перезаписывает их на другое время;
  • принимает входящие звонки;
  • при необходимости рассылает, в частности, потерявшимся клиентам сообщения в мессенджеры;
  • консультирует по телефону или при личном общении о реализуемых салоном услугах и продуктах;
  • презентует и продаёт услуги/сопутствующие товары;
  • анкетирует новых клиентов и заносит их в базу данных.
Ну и, конечно, именно админ встречает посетителей, помогает снять верхнюю одежду. Ещё одна его обязанность – занять клиента на время, пока тот ждёт начала процедуры, разговором, предложением чая/кофе/воды, журналов, просмотром той или иной телепередачи.

3. Работа с персоналом

Полномочия администратора распространяются и на работу с другими сотрудниками салона красоты, так он:
  • предпринимает все необходимые меры, чтобы создать и поддерживать комфортную психологическую и рабочую атмосферу в заведении;
  • мотивирует коллектив;
  • подбирает кандидатов на вакантные должности и проводит с ними собеседования с руководителем/собственником или самостоятельно;
  • инструктирует работников;
  • организует их обучение и стажировку;
  • учитывает рабочее время сотрудников;
  • предпринимает необходимый меры для быстрой и успешной адаптации новичков;
  • контролирует работу других сотрудников и соблюдение ими требований всех регламентирующих документов, начиная от внутреннего трудового распорядка, заканчивая Санитарными правилами и нормами.
Помимо этого, админ должен обязательно контролировать соблюдение мастерами трудовой дисциплины, а также их внешний вид.

4. Финансовые вопросы

Список обязанностей администратора салона красоты следует пополнить ещё одним пунктом – «Финансовые вопросы». В рамках данного блока админ:
  • проводит кассовые операции;
  • учитывает движение денежных средств;
  • занимается составление финансовых отчётов;
  • проводит аналитическую работу.
Владелец салона может расширить перечень обязанностей админа, например, пополнив его ведением соцсетей, подготовкой/проведением рекламных мероприятий.

Что должен знать и уметь администратор

От админа салона красоты требуется знание:
  • своих функциональных обязанностей и принципов работы;
  • основных регламентирующих документов: Трудового кодекса РФ, Санитарных правил и норм, СП 2.1.3678-20, актуальных рекомендаций Роспотребнадзора;
  • особенностей услуг, а также косметических средств тех брендов, которые реализует салон.
Кроме того, администратор салона красоты должен обладать знаниями основ таких дисциплин, как:
  • маркетинг;
  • продажи товаров и услуг;
  • психология (потребления и межличностная);
  • этика;
  • эстетика;
  • управление;
  • экономика;
  • планирование;
  • оформление витрин;
  • дизайн помещений.
Отметим существование ещё нескольких требований. Так, администратор должен уметь:
  • вести разговоры с клиентами на интересующие их темы;
  • составлять планы, шпаргалки для мастеров, например, с описанием услуг и сопутствующих товаров;
  • проводить переговоры с партнёрами.
А также консультировать клиентов по всем реализуемым салоном услугам/товарам.

Требования

Специалисты обсуждаемой профессии, научиться которой можно во многих российских ВУЗах, являются представителями администрации салонов красоты, а потому к ним предъявляются особые требования.

Так, администратор должен:
  • разбираться в предоставляемых салоном услугах, а также в реализуемых им косметических средствах;
  • обладать организаторскими способностями;
  • уметь правильно организовывать рабочий процесс, пользоваться ПК, смартфоном/планшетом;
  • иметь опыт работы с базами данных, социальными сетями;
  • знать компьютерную программу «Microsoft Excel».
Некоторые владельца салонного бизнеса требуют от администраторов умения работать с программой «1С: Бухгалтерия» либо с её аналогами.

Особые требования предъявляются к личным и деловым качествам людей обсуждаемой профессии. Так, они должны быть:
  • ответственными;
  • коммуникабельными;
  • дружелюбными;
  • вежливыми;
  • устойчивыми к стрессам.
А также обладать широким кругозором, чтобы уметь поддерживать разговоры с клиентами практически на любую тему.

Ну и, конечно, хороший администратор салона красоты, работая в бьюти-индустрии, являясь, по сути, лицом своего заведения, должен иметь приятную презентабельную внешность, то есть быть:
  • опрятным;
  • ухоженным;
  • подтянутым;
  • модно, но не броско, одетым.
А ещё у админа должна быть грамотная речь. Сотрудника, обладающего перечисленными знаниями, умениями и навыками, можно считать лучшим администратором.

Как выбрать администратора

Вашему салону красоты нужен админ? Как выбрать среди многих кандидатов того, кто станет отличным работником? Ориентируйтесь на следующие критерии:
  • образование, которое должно быть, как минимум, средним, а в идеале – высшим профильным;
  • опыт работы;
  • внешний вид;
  • компетентность;
  • личностные качества.
Действенными инструментами при выборе будущего администратора среди кандидатов, желающих устроиться на работу в ваш салон станет проведение:
  • беседы;
  • небольшого теста на умение «разруливать» конфликтные ситуации;
  • деловой игры: пусть соискатель попробует «продать» вам какое-нибудь общеизвестное косметическое средство.

Если нанять хорошего администратора не получается

Найти хорошего администратора - это большая удача.

Мы часто слышим от собственников негодование на тему: "Я совсем не понимаю, зачем я плачу своему админу деньги", "Я уже завалил его всякими премиями, но он все-равно ничего не делает", "Я сегодня опять сама встала за админа работать". Понимая сложность ситуации, мы 5 лет назад начали работу над созданием электронного администратора салона красоты (назвали его Валерой), на которого собственник салона смог бы надежно опереться.

Валера сейчас так тщательно работает с базой и возвращает клиентов, что живой администратор физически не может выдержать такой интенсивности. За счет этой тщательности и регулярности работы с базой, салоны с Валерой начинают стабильно увеличивать обороты от месяца к месяцу, причем этот рост происходит без участия собственника. Собственнику не надо выгружать списки клиенты, "нарезать задачи для админов", контролировать их выполнение и проверять звонки. Достаточно просто платить Валере зарплату ежемесячно. Он сам отчитывается ежедневно, что он сделал с базой и какой получил результат в количестве записей.

Хороший админ может встать уйти и бизнес встанет, а Валера никуда не уйдет. Причем Валера не ноет, не психует, не просит увеличения ЗП, не ходит в отпуск и у него нет выходных.

На живом администраторе остаются встреча/проводы клиентов, чай/кофе, оптимизация расписания мастеров, ведение склада, расчет клиентов, допродажи продукции, консультирование по услугам. Одним словом, настоящая административная работа. На Валеру же переходит вся важная рутинная работа с базой, которая критически влияет на обороты салона.
Почитать и послушать отзывы о Валере
Полезное бизнес-видео про бизнес-модель салона красоты, отток и возвратнось. Его мы рекомендуем посмотреть абсолютно всем собственникам салонов красоты. В нем мы сконцентрировали 5 лет наших исследований в области возвратности в бьюти:

Вопросы и ответы

  • Есть ли необходимость в обучении администраторов, повышении их квалификации?
    Безусловно, есть. Обучение на курсах, участие в семинарах, тренингах обеспечивает совершенствование работников в профессии за счёт приобретения новых знаний, навыков и умений. Так, например, на базах санкт-петербургской школы «Эстетик Консалтинг» и московского образовательного центра «Салон-менеджмент» для администраторов салонов красоты систематически проводятся 5-дневные курсы. Жители других городов могут закончить их дистанционно.
  • В чём заключается отличие администратора салона красоты от управляющего?
    Перед работниками, занимающими указанные должности, ставятся разные задачи. Администратор решает ежедневные задачи, тогда как управляющий занят долгосрочным планированием, проектированием, устранением глобальных проблем. Ну и потом, администратор находится в подчинении у управляющего.
  • В чём разница между должностями «Администратор» и «Помощник администратора»?
    Администратор является «визитной карточкой» салона красоты. Именно он формирует первое впечатление посетителей о заведении, презентует реализуемые услуги и товары. Помимо этого, админ становится главным «арбитром» при разрешении конфликтных ситуаций. Тогда как его помощник занимается решением более мелких задач, например, препровождением клиентов к мастерам, подачей напитков.